Mengapa Pengajuan Budget Employee Wellbeing Perlu Business Case?
Bagi HR, mengajukan budget employee wellbeing bukan sekadar meminta anggaran untuk seminar, gathering, atau aktivitas karyawan. Management perlu memahami alasan investasi tersebut, masalah yang ingin diselesaikan, serta bagaimana keberhasilannya akan diukur. Data Gallup dalam State of the Global Workplace 2026 menunjukkan bahwa hanya 27% karyawan di Indonesia yang engaged, sementara 68% berada dalam kategori not engaged dan 5% actively disengaged. Sebanyak 30% karyawan Indonesia juga tergolong thriving dalam evaluasi kehidupan mereka.
Data tersebut tidak otomatis berarti perusahaan harus meningkatkan budget wellbeing. Namun, angka tersebut menunjukkan mengapa HR perlu memiliki data internal sebelum menentukan prioritas program. Proposal yang kuat sebaiknya menjawab tujuh pertanyaan:
Problem → Employee Data → Business Impact → Proposed Program → Budget → KPI → Expected Outcome
1. Mulai dari Problem, Bukan dari Aktivitas
Kesalahan yang sering terjadi dalam pengajuan budget HR adalah memulai proposal dengan:
“Kami ingin mengadakan seminar kesehatan mental.”
Management kemudian dapat bertanya: “Mengapa seminar tersebut dibutuhkan?” Proposal akan lebih kuat jika dimulai dari masalah. Contohnya:
- Tingkat stres karyawan meningkat.
- Employee survey menunjukkan kebutuhan terhadap psychological support.
- Absenteeism meningkat pada kelompok tertentu.
- Karyawan mengalami kesulitan menjaga work-life balance.
- Participation terhadap program wellbeing sebelumnya rendah.
- Karyawan belum mengetahui akses bantuan psikologis yang tersedia.
Problem tersebut menjadi dasar untuk menentukan program.
2. Bawa Employee Data ke Dalam Proposal
HR tidak harus memiliki data yang kompleks. Beberapa indikator sederhana sudah dapat menjadi dasar:
- Data
- Contoh yang dapat dianalisis
- Employee survey
- Topik wellbeing yang paling dibutuhkan
- Participation
- Persentase karyawan yang mengikuti program
- Absenteeism
- Tren ketidakhadiran
- Turnover
- Tren voluntary turnover
- Engagement survey
- Engagement dan employee experience
- Feedback program
- Kepuasan dan relevansi aktivitas
- Counseling utilization
- Pemanfaatan psychological support
- Demografi
- Perbedaan kebutuhan berdasarkan kelompok karyawan
Data internal membuat proposal lebih relevan karena menunjukkan kebutuhan perusahaan sendiri, bukan hanya mengikuti tren wellbeing.
3. Hubungkan Wellbeing dengan Business Impact
Setelah menunjukkan masalah, HR perlu menjawab: “Apa dampaknya terhadap bisnis jika masalah tersebut tidak ditangani?”
WHO memperkirakan depresi dan kecemasan menyebabkan sekitar 12 miliar hari kerja hilang setiap tahun secara global, dengan biaya produktivitas sekitar US$1 triliun per tahun. WHO juga menekankan bahwa kondisi kerja yang buruk, seperti beban kerja berlebihan, rendahnya kontrol terhadap pekerjaan, diskriminasi, dan job insecurity, dapat menjadi risiko bagi kesehatan mental. Business impact yang dapat digunakan HR dalam proposal antara lain:
Employee wellbeing → Engagement → Productivity → Absenteeism → Retention → Business performance
Hubungan tersebut sebaiknya tidak diklaim sebagai hubungan sebab-akibat langsung tanpa data perusahaan. Gunakan data internal untuk menunjukkan area yang memang relevan.
4. Jangan Hanya Mengusulkan “Event”
Program wellbeing dapat memiliki beberapa bentuk.
Contohnya:
Mental Health Education
Psikoedukasi mengenai stres, burnout, emotional regulation, atau work-life balance.
Psychological Support
Akses counseling atau dukungan psikologis bagi karyawan.
Wellbeing Activity
Mindfulness, journaling, relaxation, art activity, yoga, atau aktivitas lain yang sesuai dengan kebutuhan karyawan.
Support Group
Ruang sharing yang terstruktur untuk membantu karyawan membangun koneksi dan mendapatkan dukungan.
Wellbeing Assessment
Assessment atau check-in untuk membantu perusahaan memahami kebutuhan wellbeing karyawan.
Program dapat dirancang sebagai one-time activation, rangkaian kegiatan selama beberapa bulan, atau kombinasi aktivitas dan professional support.
5. Buat Budget yang Transparan
Management tidak hanya membutuhkan angka total. HR perlu menunjukkan apa yang dibeli oleh budget tersebut. Besarnya budget dapat disesuaikan dengan:
Jumlah karyawan Ă— cakupan program Ă— frekuensi Ă— jenis profesional Ă— format Ă— lokasi Ă— kebutuhan reporting
Perusahaan dengan 100 karyawan tentu membutuhkan pendekatan berbeda dari perusahaan dengan 5.000 karyawan. Karena itu, tidak ada satu angka budget employee wellbeing yang ideal untuk semua perusahaan.
6. Tetapkan KPI Sebelum Program Dimulai
Program wellbeing akan lebih mudah mendapatkan approval jika KPI sudah ditentukan sejak awal.
Participation
Berapa persen karyawan mengikuti program?
Engagement
Seberapa aktif karyawan berpartisipasi?
Satisfaction
Bagaimana penilaian karyawan terhadap program?
Relevance
Apakah topik dan aktivitas sesuai dengan kebutuhan?
Utilization
Apakah karyawan menggunakan akses support yang tersedia?
Employee Insight
Apa kebutuhan wellbeing yang muncul dari feedback?
HR juga dapat membandingkan hasil dengan baseline atau program sebelumnya.
7. Tentukan Expected Outcome
Expected outcome sebaiknya realistis dan dapat diukur.
Contohnya:
“Program diharapkan meningkatkan awareness mengenai kesehatan mental, memperluas akses psychological support, serta memberikan data mengenai kebutuhan wellbeing karyawan sebagai dasar penyusunan program berikutnya.”
Formulasi tersebut lebih kuat daripada menjanjikan:
“Program akan meningkatkan produktivitas karyawan.”
Wellbeing merupakan isu yang kompleks. Karena itu, outcome perlu disesuaikan dengan durasi dan jenis intervensi.
8. Buat Management Melihat Wellbeing sebagai Investment
Data SHRM 2025 menunjukkan hanya 39% organisasi yang menyediakan wellness programs with resources, turun dari 53% pada 2021.
Temuan tersebut menunjukkan bahwa keberadaan program wellbeing saja belum cukup. HR perlu memastikan program memiliki sumber daya, relevansi, dan dukungan organisasi. Survei yang dipublikasikan SHRM pada 2026 juga menunjukkan adanya gap antara program dan kebutuhan karyawan. Dalam survei Wellhub terhadap lebih dari 5.000 karyawan di 10 pasar, hanya 29% responden menilai program wellness perusahaan mereka baik, sementara 62% melaporkan mengalami gejala burnout dalam satu tahun terakhir.
Artinya, business case HR sebaiknya tidak berbunyi:
“Kita perlu punya program wellbeing.”
Lebih kuat jika berbunyi:
“Berdasarkan data karyawan, perusahaan memiliki kebutuhan X. Program Y dirancang untuk menjawab kebutuhan tersebut dengan budget Z dan akan dievaluasi melalui KPI A, B, dan C.”
Template Pengajuan Budget Employee Wellbeing
HR dapat menggunakan struktur berikut saat membuat proposal:
1. Problem
Apa masalah wellbeing yang ditemukan?
2. Employee Data
Apa data yang mendukung masalah tersebut?
3. Business Impact
Apa risiko atau dampaknya terhadap organisasi?
4. Proposed Program
Program apa yang paling relevan?
5. Budget
Berapa investasi yang dibutuhkan dan untuk apa?
6. KPI
Bagaimana keberhasilan program diukur?
7. Expected Outcome
Perubahan apa yang realistis diharapkan?
Struktur tersebut membuat pengajuan budget HR lebih mudah dipahami oleh management karena proposal tidak berhenti pada aktivitas, tetapi menunjukkan alasan dan value di balik investasi.
WorkMe sebagai Partner HR, Bukan Sekadar Event Organizer
Employee wellbeing tidak harus selalu berbentuk event satu hari. WorkMe by Ibunda.id membantu perusahaan merancang pendekatan wellbeing yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan karyawan, mulai dari mental health education, psychological support dan counseling, hingga berbagai wellbeing activities.
Pendekatan tersebut memungkinkan HR memulai dari employee needs, menentukan program yang relevan, kemudian mengukur hasilnya. Dengan demikian, budget employee wellbeing tidak hanya menjadi anggaran untuk sebuah kegiatan, tetapi bagian dari strategi perusahaan dalam membangun workplace wellbeing yang lebih terarah dan berkelanjutan.
Pelajari program WorkMe atau hubungi tim WorkMe untuk mendiskusikan kebutuhan program wellbeing perusahaan.
